Grundlegendes zum Lizenzmanagement

Kaum ein Unternehmen kommt noch ohne IT Ausrüstung aus. PCs werden produktiv genutzt, ein Netzwerk wird notwendigerweise aufgebaut und Lizenzen werden nach Gutdünken dazugekauft.

In der Realität setzt der Prozess des Lizenzmanagements erst mittendrin ein, wenn es eigentlich zu spät ist, um wirklich effiziente Strategien dazu zu finden. Gerne werden die zu erwartenden Probleme verdrängt oder zumindest wird das Thema vertagt. Was ist nun also der Auslöser, plötzlich doch damit zu beginnen?

Vielleicht wurden die Verantwortlichen von extern auf die rechtlichen Probleme hingewiesen. Oder die Hersteller selbst nehmen Kunden in wehenartigen Kampagnen ins Visier und wollen prüfen, ob auch alle Lizenzen ordnungsgemäß genutzt werden. Natürlich handeln die Hersteller bei diesen Aktionen offiziell „rein im Sinne des Kunden“. Man will den Kunden helfen, ihre Lizenzprobleme zu ordnen, und „eine helfende Hand reichen“.

Fehlerhafte Lizenzierungen können für Unternehmen erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Risiken verursachen. Bei Lizenzverstößen können Hersteller ihre Ansprüche rechtlich durchsetzen; im Extremfall kann dies den Einsatz geschäftskritischer Software beeinträchtigen. Deshalb ist eine belastbare und nachvollziehbare Lizenzsituation wichtig.

So individuell nun aber die Netze und Umstände auch sein mögen - es gibt einen grundlegenden Prozess im Lizenzmanagement. Dieser hat sich als Basis für die Entwicklung einer individuellen Strategie bewährt. Um die bestehende IT-Infrastruktur zu berücksichtigen, empfehlen wir von VisLogic folgende Schritte:

A)  Inventarisierung / Ermittlung des IST-Zustands

B)  Bestandsaufnahme und Sichtung erworbener oder gemieteter Lizenzen/Verträge

C)  Abgleich und Ermittlung von Deltas

D)  Optimierung von Verträgen und/oder Nachlizenzierung

Bis hierhin kann die Strategie zumindest den aktuellen Zustand absichern. Da jedoch das produktive Geschäft weiterläuft, muss erkannt werden, dass Lizenzmanagement ein fortlaufender Prozess ist. Die IT-Landschaft ändert sich ständig, also muss auch ständig inventarisiert werden. Hersteller machen laufend Angebote und Versionsupgrades. Also müssen auch ständig neue Lizenzen mit dem genutzten Bestand abgeglichen werden.

Neue Verträge und neue Lizenzen müssen auf Verträglichkeit mit alten Lizenzen geprüft werden, und zwar, noch bevor sie erworben werden. Neue Hardware, Virtualisierungs- oder gar Cloudlösungen müssen genau darauf überprüft werden, ob sie rechtlich mit der produktiven Umgebung kompatibel sind. Es reicht hier eindeutig nicht, sich auf die Aussagen des jeweiligen Vertreters zu verlassen. Dazu steht zu viel auf dem Spiel.